Die Nebenkostenabrechnung ist kein Formsache, sondern ein rechtlich bindendes Dokument, das jedes Jahr Hunderttausende Mieter und Vermieter in Deutschland verärgert. Dabei wäre alles viel einfacher - wenn man nur die grundlegenden Regeln kennt. In Österreich ist das System zwar anders, aber viele deutsche Vermieter:innen, die auch in der deutschsprachigen Region tätig sind, machen die gleichen Fehler. Und die Folgen? Rechtsstreitigkeiten, verlorene Zeit, Geld und Nerven. Kein Wunder, dass laut einer Studie des Deutschen Mieterbundes 61 % aller Abrechnungen formelle Fehler enthalten.
Was gehört wirklich in die Nebenkostenabrechnung?
Nicht alles, was auf der Rechnung steht, darf auf den Mieter umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet genau 18 Kostenarten auf, die umlagefähig sind. Dazu gehören Heizkosten, Warmwasser, Wasser und Abwasser, Abfallentsorgung, Straßenreinigung, Gebäudeversicherung, Schornsteinfeger, Aufzugkosten und Antennenbetrieb. Alles andere? Nicht erlaubt. Viele Vermieter:innen verwechseln das. Sie legen zum Beispiel Reparaturen an der Heizung, Renovierungen im Treppenhaus oder sogar die Verwaltungskosten der Hausverwaltung auf die Mieter um. Das ist illegal. Ein BGH-Urteil aus 2018 (Az. VIII ZR 132/17) klärte klar: Nur Kosten, die direkt mit dem Gebrauch der Wohnung zusammenhängen, dürfen umgelegt werden. Wenn du als Vermieter:in ein neues Dach bekommst, ist das Instandhaltung - nicht Betriebskosten. Das musst du selbst tragen.
Die drei häufigsten formellen Fehler
Formelle Fehler sind die leichtesten zu vermeiden - aber auch die häufigsten. Sie führen dazu, dass die gesamte Abrechnung ungültig wird. Drei Fehler machen 70 % aller Probleme aus:
- Fehlender Abrechnungszeitraum: Du musst genau angeben, für welchen Zeitraum du abrechnest. Beispiel: "Abrechnungszeitraum: 01.01.2025 bis 31.12.2025". Wenn du nur schreibst "Jahr 2025", ist das ungenügend. Laut BGH (Urteil vom 21.02.2019, Az. VIII ZR 108/18) ist das ein formeller Mangel, der die Abrechnung anfechtbar macht.
- Falsche oder fehlende Verteilerschlüssel: Wie verteilst du die Kosten? Nach Quadratmetern? Nach Anzahl der Personen? Nach Heizkostenverbrauch? Du musst das im Vertrag festlegen und in der Abrechnung nachvollziehbar dokumentieren. Wenn du 80 m² Wohnung mit 85 m² berechnest, wie es ein Mieter in einem Forum beschrieb, ist das ein klarer Fehler - und ein Grund für eine Klage.
- Keine Belege angehängt: Du musst alle Belege (Rechnungen, Zählerstände, Versicherungsverträge) als Anlage beifügen. Wenn du das nicht tust, kann der Mieter die Abrechnung anfechten, weil er nicht prüfen kann, ob alles stimmt. Digitale Systeme wie mineko.de oder eichenglobal.com lösen das automatisch - sie hängen die Belege digital an und speichern sie archiviert.
Die teuerste Falle: Nicht umlagefähige Kosten
Ein weiterer großer Fehler ist die Verwechslung von Betriebskosten mit Instandhaltungskosten. Viele Vermieter:innen denken: "Ich zahle doch alles, also kann ich es auch auf die Mieter umlegen." Falsch. Instandhaltungskosten - wie das Austauschen eines alten Heizkessels, das Streichen der Treppenhauswände oder das Ersetzen von Fenstern - sind nicht umlagefähig. Sie gehören zur Instandhaltungspflicht des Vermieters. Wenn du das nicht unterscheidest, läufst du Gefahr, dass der Mieter die gesamte Abrechnung zurückweist - und du sogar Rückzahlungen leisten musst. Die Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) fand in 27 % der überprüften Abrechnungen solche illegalen Umlagen. Das ist kein Einzelfall. Es ist System.
Digitalisierung als Rettung - aber nicht als Zauberwaffe
Digitale Abrechnungssysteme reduzieren Fehler um bis zu 78 %, laut einer TU München-Studie von 2022. Warum? Weil sie automatisch die richtigen Kostenarten auswählen, die Verteilerschlüssel berechnen und Belege speichern. Aber: Nur weil du eine Software nutzt, heißt das nicht, dass du alles richtig machst. Du musst immer noch prüfen, ob die Daten stimmen. Einige Systeme verwechseln zum Beispiel Heizkosten und Warmwasser, wenn die Zählerstände falsch eingegeben wurden. Oder sie berechnen den Anteil für Gewerberäume nicht korrekt. Laut einem Gutachten des Instituts für Mietrecht (IMR) fehlt in 41 % der Fälle der Vorwegabzug für Gewerbeflächen. Das ist ein gravierender Fehler - und führt zu überhöhten Kosten für die Wohnraummietverträge.
Was tun, wenn der Mieter Einspruch erhebt?
Ein Einspruch ist kein Angriff - er ist ein Recht. Jeder Mieter hat das Recht, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt zu prüfen und anzufechten. Wenn er sagt: "Meine Heizkosten wurden unter Wasserabrechnung aufgeführt", dann solltest du nicht wütend werden. Du solltest prüfen. Die meisten Fälle (73 %) lassen sich ohne Gericht klären. Du brauchst nur: Einen klaren Kommunikationsweg, die Originalbelege und die Bereitschaft, zuzugeben, wenn du dich vertan hast. Einige Vermieter:innen ignorieren Einsprüche - und verlieren dann vor Gericht. Die durchschnittlichen Gerichtskosten pro Fall liegen bei 980 Euro. Das ist teurer als eine gute Software.
Wie du dich vor Fehlern schützt
Du kannst nicht alles verhindern. Aber du kannst die Risiken massiv senken. Hier sind drei konkrete Schritte:
- Prüfe deinen Mietvertrag: Steht dort, wie die Kosten verteilt werden? Wenn nicht, dann ist das eine Schwachstelle. Korrigiere das vor der nächsten Abrechnung.
- Halte alle Belege mindestens 10 Jahre: Rechnungen, Zählerstände, Versicherungsverträge. Digitale Archivierung ist ideal. Wenn du nicht weißt, wo du was gespeichert hast, kannst du keinen Einspruch entkräften.
- Verwende eine verlässliche Software: Tools wie BTN-Immobilien-Software (49,90 €/Jahr) oder Hausverwaltungsplattformen mit integrierter Abrechnung sind günstiger als ein Rechtsstreit. Professionelle Hausverwaltungen kosten durchschnittlich 1,50 € pro m² Wohnfläche pro Jahr - aber sie machen es richtig.
Experten wie Rechtsanwalt Dr. Markus Herdegen sagen: "Die fehlerhafte Zuordnung von Kostenarten ist der häufigste Fehler - und der teuerste." 38,7 % aller überprüften Abrechnungen enthalten diesen Fehler. Das ist fast jede zweite. Wenn du das vermeidest, bist du schon weit vorn.
Was passiert, wenn du die Abrechnung verspätest?
Du hast genau 12 Monate Zeit, nach Ende des Abrechnungszeitraums, die Abrechnung an den Mieter zu schicken. Wenn du zu spät bist, verlierst du das Recht, Mehrzahlungen einzuziehen. Du darfst dann nur noch Rückerstattungen vornehmen. Das ist ein harter Verlust. Ein Vermieter in Hamburg hatte 2023 die Abrechnung für 2022 erst im März 2024 verschickt - er musste 1.200 Euro zurückzahlen, obwohl der Mieter 300 Euro mehr gezahlt hatte. Kein Fehler, sondern ein Rechtsverlust.
Was du als Mieter:in tun kannst
Du bist nicht machtlos. Wenn du eine Abrechnung erhältst, prüfe sie auf drei Dinge: Stimmt der Abrechnungszeitraum? Stimmt der Verteilerschlüssel? Sind alle Belege vorhanden? Wenn du unsicher bist, hole dir Hilfe. Der Deutsche Mieterbund bietet kostenlose Beratung an. In 42 % der Fälle, in denen Mieter:innen Einspruch erhoben haben, wurde die Abrechnung korrigiert - ohne Gericht. Du hast ein Recht auf Transparenz. Nutze es.
Darf ich als Vermieter:in die Verwaltungskosten meiner Hausverwaltung auf die Mieter:innen umlegen?
Nein. Verwaltungskosten wie die Gebühren für eine Hausverwaltung, Buchhaltung oder rechtliche Beratung sind nicht umlagefähig. Sie gehören zu den Kosten, die der Vermieter selbst trägt. Das steht klar in der Betriebskostenverordnung. Wer das ignoriert, macht sich strafbar und muss Rückzahlungen leisten, wenn der Mieter Einspruch erhebt.
Was passiert, wenn ich die Abrechnung nicht fristgerecht verschicke?
Wenn du die Abrechnung nicht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums versendest, verlierst du das Recht, Mehrzahlungen einzuziehen. Du darfst nur noch Rückerstattungen vornehmen. Das bedeutet: Selbst wenn der Mieter zu wenig gezahlt hat, kannst du die Differenz nicht mehr verlangen. Das ist ein großer finanzieller Verlust.
Kann ich die Heizkosten nach Verbrauch abrechnen, obwohl im Mietvertrag Quadratmeter steht?
Nein. Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag festgelegt sein und darf nicht nachträglich geändert werden. Wenn dort steht "nach Quadratmetern", dann darfst du nicht plötzlich auf Verbrauch umstellen. Das wäre eine Vertragsänderung - und dazu brauchst du die Zustimmung des Mieters. Andernfalls ist die Abrechnung ungültig.
Muss ich auch für leerstehende Wohnungen Nebenkosten abrechnen?
Ja. Auch wenn eine Wohnung leer steht, müssen die fixen Kosten wie Grundsteuer, Hausversicherung, Schornsteinfeger oder Straßenreinigung verteilt werden. Sie werden dann auf die belegten Wohnungen umgelegt. Du darfst sie nicht einfach streichen. Aber: Du darfst keine Heiz- oder Warmwasserkosten für leere Wohnungen berechnen, da hier kein Verbrauch stattfindet.
Wie lange muss ich die Abrechnung und die Belege aufbewahren?
Du musst alle Abrechnungen und dazugehörigen Belege mindestens 10 Jahre aufbewahren. Das ist gesetzlich vorgeschrieben, weil Mieter:innen innerhalb dieser Frist Einspruch erheben können. Digitale Archivierung ist die einfachste Lösung - sie ist sicher, durchsuchbar und verhindert Verluste.
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