Bei einer energetischen Sanierung geht es nicht nur darum, die Fassade zu dämmen oder die Heizung auszutauschen. Es geht darum, ein komplexes Projekt mit vielen Baustellen, Partnern und unvorhergesehenen Problemen erfolgreich abzuschließen - ohne dass das Budget überläuft, der Termin verpasst wird oder die Qualität leidet. Und genau hier beginnt das Projekt-Controlling. Es ist nicht nur eine bürokratische Pflicht, sondern der entscheidende Hebel, der aus einem chaotischen Bauprojekt ein geordnetes, kontrollierbares und erfolgreiches Vorhaben macht.
Was ist Projekt-Controlling wirklich?
Projekt-Controlling ist kein Luxus, den sich nur große Firmen leisten können. Es ist die systematische Überwachung von Zeit, Kosten und Qualität - und zwar während der gesamten Sanierung. Stell dir vor, du planst eine Sanierung mit einem Budget von 120.000 Euro und einem Termin von 6 Monaten. Doch nach drei Monaten sind schon 80.000 Euro ausgegeben, und die Fensterlieferung ist um zwei Wochen verspätet. Ohne Controlling wüsstest du das erst, wenn es zu spät ist. Mit Controlling siehst du es nach einer Woche. Und dann kannst du reagieren.
DIN 69901 sagt es klar: Controlling bedeutet, Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen, Abweichungen zu erkennen, ihre Folgen zu bewerten und Gegenmaßnahmen vorzuschlagen. Es geht nicht darum, jeden Cent zu kontrollieren, sondern darum, frühzeitig zu sehen, wohin das Projekt läuft. Und das funktioniert mit drei einfachen Säulen: Zeit, Kosten, Qualität.
Die drei Kern-KPIs für jede Sanierung
Kein Projekt braucht 20 Kennzahlen. Aber drei sind unverzichtbar. Und sie müssen messbar sein.
- Zeit: Wann ist welcher Meilenstein erreicht? Hat die Dämmung wirklich wie geplant am 15. März begonnen? Wurde die Heizungsinstallation bis zum 30. April fertig? Jeder Meilenstein ist ein Kontrollpunkt. Wer nicht misst, kann nicht steuern.
- Kosten: Was wurde geplant? Was wurde tatsächlich ausgegeben? Nicht nur die Gesamtkosten zählen - sondern auch die Verteilung: Wie viel ist in Material, wie viel in Arbeitsleistung, wie viel in Genehmigungen geflossen? Ein plötzlicher Sprung in den Kosten für Handwerker kann ein Hinweis auf unvorhergesehene Schäden sein.
- Qualität: Wie viele Mängel wurden festgestellt? Wie viele Nacharbeiten waren nötig? Ein Dach, das nach der Dämmung undicht ist, kostet mehr als die gesamte Dämmung. Qualität ist kein Bonus - sie ist die Grundlage.
Wenn du diese drei Werte nicht regelmäßig misst, dann baust du im Dunkeln. Und das ist kein Risiko - das ist ein Spiel mit dem Feuer.
Soll-Ist-Vergleich: Der Herzschlag des Controllings
Der Soll-Ist-Vergleich ist das Herzstück. Soll ist, was du geplant hast. Ist ist, was wirklich passiert ist. Der Vergleich sagt dir, ob du auf Kurs bist - oder ob du abgekommen bist.
Ein Beispiel aus Graz: Ein Einfamilienhaus aus den 70ern wird energetisch saniert. Geplant: 180 Arbeitsstunden für die Außenwanddämmung. Nach zwei Wochen: 230 Stunden. Warum? Weil die alte Putzschicht nicht wie erwartet abzulösen war - sie war fest mit dem Mauerwerk verklebt. Ohne Soll-Ist-Vergleich hätte der Bauherr das erst am Ende gemerkt. Mit Controlling: sofort erkannt, Nacharbeitszeit in den Plan eingepasst, zusätzliche Handwerker angefordert. Kein Terminverlust. Keine Kostenüberschreitung.
Der Vergleich funktioniert nicht mit Excel-Tabellen, die jemand am Wochenende ausfüllt. Er funktioniert mit regelmäßigen, festen Kontrollterminen - idealerweise wöchentlich. Jeder Handwerker, jede Lieferung, jede Genehmigung: Alles wird erfasst. Und dann wird verglichen. Keine Annahmen. Keine Schätzungen. Nur Zahlen.
Ampelcontrolling: Einfach, klar, sofort verständlich
Was ist der einfachste Weg, um einem Bauherrn zu zeigen, ob sein Projekt in Gefahr ist? Eine Ampel.
Grün: Alles im Plan. Kein Handlungsbedarf.
Gelb: Abweichung vorhanden. Nicht kritisch, aber beobachten. Vielleicht verzögert sich die Fensterlieferung um eine Woche - das ist akzeptabel, wenn die Heizung noch nicht installiert ist.
Rot: Alarm. Der Termin wird verpasst. Das Budget ist überzogen. Ein Mangel wurde nicht behoben. Jetzt muss gehandelt werden - sofort.
Ein Ampel-Statusbericht wird einmal pro Woche erstellt - und zwar für jede der drei Kern-KPIs. Zeit? Gelb. Kosten? Rot. Qualität? Grün. Was sagt das? Die Kosten sind überladen, aber die Qualität stimmt. Also muss man entweder mehr Geld investieren oder den Zeitplan anpassen. Der Bauherr sieht auf einen Blick: Jetzt muss entschieden werden.
Das ist Controlling im Alltag: nicht mit 50 Seiten Berichten, sondern mit einer einzigen, klaren Grafik.
Was noch zählt: Ressourcen, Änderungen und Energieeffizienz
Drei weitere KPIs, die oft vergessen werden - aber entscheidend sind.
- Ressourcenauslastung: Wie viele Handwerker sind tatsächlich im Einsatz? Wer sitzt untätig rum? Wer ist überlastet? Wenn der Dachdecker nur zwei Tage pro Woche arbeitet, weil die Dämmung nicht fertig ist - dann kostet das Geld. Und Zeit.
- Änderungsmanagement: Jede Änderung im Plan - ob ein Fenster anders, eine Dämmstärke erhöht, oder eine neue Heizung gewählt wird - muss dokumentiert werden. Wer hat sie beantragt? Warum? Was kostet sie? Was ändert sich am Termin? Ohne diese Dokumentation wird aus einer kleinen Änderung ein Finanzloch.
- Energetische Leistung: Die größte Illusion bei Sanierungen: „Wir haben alles gemacht, also ist es jetzt energieeffizient.“ Falsch. Die echte Leistung wird erst nach der Fertigstellung gemessen: Mit einem Blower-Door-Test, mit der Heizlastberechnung, mit dem Energieausweis. Wenn die geplante Energieeinsparung von 40 % nur 25 % erreicht, dann war das Projekt nicht erfolgreich - egal wie schön die Fassade ist.
Ein Projekt, das die Energieeffizienz nicht nachweist, ist kein Erfolg. Es ist ein teurer Fehler.
Wie du das Controlling umsetzt - Schritt für Schritt
Es muss nicht kompliziert sein. Hier ist, wie du es in der Praxis machst:
- Definiere die Ziele klar: Was ist das Ziel? 40 % Energieeinsparung? Fertigstellung bis 30. Juni? Budget 110.000 €? Wenn du das nicht weißt, kannst du nichts messen.
- Leg fest, wie du misst: Welche Daten sammelst du? Woher kommen sie? Wer ist dafür verantwortlich? Ein Handwerker? Ein Bauleiter? Ein externer Berater?
- Erstelle einen Meilensteinplan: Was passiert wann? Dämmung startet am 5. März. Fenster werden montiert am 12. April. Heizung läuft am 1. Juni? Jeder Meilenstein ist ein Kontrollpunkt.
- Führe wöchentliche Soll-Ist-Vergleiche durch: Jeden Montag: Was war geplant? Was ist passiert? Was ist anders?
- Verwende die Ampel: Jede Woche: Zeit? Kosten? Qualität? Grün, Gelb, Rot? Und dokumentiere, warum.
- Reagiere schnell: Wenn etwas rot ist, dann nicht warten. Ein Terminverschiebung? Ein Budgetnachtrag? Eine Nacharbeit? Sofort klären, dokumentieren, umsetzen.
- Belege die Energieeffizienz: Lass den Blower-Door-Test machen. Lass den Energieausweis erstellen. Sonst bleibt es eine Behauptung.
Was passiert, wenn du es nicht machst?
Ich habe in Graz fünf Sanierungen gesehen, die ohne Controlling liefen. Drei davon wurden über 30 % teurer. Zwei hatten Mängel, die erst nach einem Jahr sichtbar wurden - und dann kosteten sie 20.000 Euro zur Nachbesserung. Einer der Bauherren sagte: „Ich dachte, der Handwerker weiß, was er tut.“ Er hat nicht gedacht - und das hat ihn 45.000 Euro gekostet.
Controlling ist kein Aufwand. Es ist eine Versicherung. Gegen Überlastung. Gegen Kostenüberschreitung. Gegen schlechte Qualität. Gegen Ärger mit den Handwerkern. Gegen den Ärger mit dir selbst.
Was du jetzt tun kannst
Du planst eine Sanierung? Dann mach das jetzt:
- Erstelle eine einfache Tabelle mit den drei KPIs: Zeit, Kosten, Qualität.
- Definiere drei Meilensteine und setze Termine.
- Leg fest, wer die Daten sammelt - und wie oft.
- Erstelle eine Ampelvorlage: Grün, Gelb, Rot - für jede Woche.
- Und dann: Fange an zu messen. Schon in der ersten Woche.
Es ist nicht perfekt. Aber es ist besser als nichts. Und besser als ein teurer Fehler.
Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Bauleitung?
Die Bauleitung kümmert sich um die tägliche Umsetzung: Wer arbeitet wann, was wird geliefert, wie wird gearbeitet. Das Projekt-Controlling schaut auf die große Linie: Passt der Zeitplan? Bleiben wir im Budget? Wird die Qualität erreicht? Die Bauleitung führt aus. Das Controlling überwacht und steuert.
Brauche ich spezielle Software für das Controlling?
Nein. Eine einfache Excel-Tabelle mit Soll-Ist-Vergleich und Ampel-Status reicht für kleine Projekte. Für größere Sanierungen mit mehreren Handwerkern und mehreren Bauphasen lohnt sich eine Projektmanagement-Software wie ClickUp, Trello mit Add-ons oder spezielle Bau-Tools wie bauCLOUD. Wichtig ist nicht das Tool - sondern die regelmäßige Auswertung.
Kann ich Controlling auch selbst machen, ohne Fachmann?
Ja - wenn du diszipliniert bist. Du musst nicht Buchhalter sein. Du musst nur regelmäßig Daten sammeln, vergleichen und dokumentieren. Die meisten Bauherren, die erfolgreich sanieren, machen das selbst. Der Schlüssel ist: Jede Woche 30 Minuten investieren. Nicht am Ende. Nicht nur, wenn es Ärger gibt. Jede Woche.
Wann ist ein Projekt „erfolgreich“?
Nicht, wenn es fertig ist. Sondern wenn es so fertig ist, wie geplant: im Budget, zum Termin, mit der versprochenen Energieeffizienz und ohne größere Mängel. Ein Projekt, das 10 % über dem Budget liegt, aber 50 % Energieeinsparung bringt, ist nicht erfolgreich - es ist ein finanzieller Risikofaktor. Erfolg ist die Einhaltung aller Ziele - nicht nur eines.
Wie oft sollte ich den Ampelstatus aktualisieren?
Mindestens einmal pro Woche. Bei komplexen Sanierungen mit mehr als drei Handwerksfirmen oder mehr als 50.000 Euro Budget: zweimal pro Woche. Wenn du länger als zwei Wochen wartest, ist es zu spät. Die Abweichungen wachsen, und dann kannst du nicht mehr zurück.
Was kommt als Nächstes?
Wenn du jetzt mit dem Controlling anfängst, wirst du merken: Du hast mehr Kontrolle. Du hast weniger Stress. Und du sparst Geld - nicht nur beim Projekt, sondern auch später, wenn du deine Immobilie verkaufst. Denn eine gut dokumentierte Sanierung mit Nachweisen für Energieeffizienz und termingerechte Abwicklung ist ein Verkaufsargument, das du nicht unterschätzen solltest.
Beginne klein. Halte es einfach. Und mach es regelmäßig. Nicht perfekt. Sondern konsequent.
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